Wszyscy znamy bajkę o Śpiącej Królewnie. Sen wywołała czarownica, której pomyłkowo nie zaproszono na uroczystości związane z narodzinami królewny. Czarownica była tak wściekła, że rzuciła klątwę na niemowlę. Jeśli zapomnimy zaprosić wpływową osobę na zebranie albo nie uwzględnimy jej zdania przy podejmowaniu decyzji, może się okazać, że nasz projekt jest „obłożony klątwą” — to tylko jeden przykład, który pokazuje, jak ważna jest efektywna komunikacja.

Efektywna komunikacja jest szczera, jasna i na właściwym poziomie szczegółowości. Przebiega w odpowiednim czasie, uwzględnia interesy i potrzeby uczestników, angażuje właściwe osoby i gwarantuje jednolite rozumienie treści i konkluzji. Znaczna część komunikacji ma charakter nieformalny i ustny, ale materiały pisemne są niezbędne do dokumentowania problemów, wniosków i planów działania. Zebrania powinny być dobrze zaplanowane, a ich wyniki — udokumentowane.

Komunikacja jest integralną częścią wstępnej fazy projektu, w której zwolennicy projektu przedstawiają pomysły i oczekiwane korzyści osobom, które autoryzują i realizują projekty, zapoczątkowując dialog niezbędny do osiągnięcia porozumienia w zakresie definicji i charakteru projektu.

Komunikacja pozostaje niezwykle istotna podczas planowania projektu, kiedy negocjuje się i szczegółowo opisuje zarówno oczekiwany rezultat, jak i metodę realizacji projektu. Komunikacja w fazie wstępnej i fazie planowania skupia się na tym, dlaczego należy zrealizować projekt, jaki będzie jego wpływ, kto będzie w niego zaangażowany, jaki będzie podział władzy i odpowiedzialności, jak będą zorganizowani uczestnicy, jakich procedur będą przestrzegać, ile będzie kosztował projekt, jak długo będzie realizowany oraz jaki jest poziom ryzyka i niepewności.

Podczas realizacji i kontrolowania projektu oraz aktualizowania planu można gromadzić, podsumowywać i rozpowszechniać dane, które z odpowiednią szczegółowością informują o postępach projektu (albo o braku postępów). Dokładność i rzetelność tych informacji ma kluczowe znaczenie dla menedżerów, którzy nadzorują pracę i kierują projektem. Starsi menedżerowie i klienci potrzebują informacji do wyznaczania strategicznych kierunków i podejmowania decyzji o kontynuowaniu lub zakończeniu projektu. Wszelkie zmiany i problemy należy identyfikować, oceniać, priorytetyzować i uwzględniać w harmonogramie.

Kiedy projekt jest zamykany, komunikacja pozwala upewnić się, że rezultat jest do przyjęcia. Być może jest to najważniejszy aspekt komunikacji w trakcie projektu. Komunikacja w fazie zamykania gwarantuje też, że odpowiedzialność za rezultat będzie przypisana właściwym osobom i że nabyta wiedza zostanie przekazana wszystkim członkom organizacji. Każdy projekt wymaga świadomie zaplanowanego procesu komunikacji z jasno zdefiniowanymi oczekiwaniami, rolami i obowiązkami. Pisemna dokumentacja powinna być ograniczona do minimum, ale kluczowe informacje muszą być określone na piśmie. W projekcie można używać zarówno poczty e-mail i nieformalnych pism, jak i formalnej dokumentacji w postaci standardowych formularzy i szablonów. Ilość i forma dokumentacji zależą od natury projektu i jego środowiska.